Globale omschrijving
1. Bedrijf/Opdrachtgever
HCG, Hockeyclub Geldermalsen
2. Opdracht en mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen
De opdracht was een kwalitatief goed hockeyfeest te organiseren ten opzichte van het vorige hockeyfeest waar een lage opkomst was. Om op deze manier de leden ook buiten de trainingen en wedstrijden samen te laten zijn en leuke contacten te leggen. Mijn taak bij het organiseren van dit hockeyfeest was om een goed secuur draaiboek te maken om zo te zorgen dat alles op tijd geregeld werd, de inschrijvingen compleet waren en er geen onverhoopte dingen zouden gebeuren en er genoeg medewerkers bij het helpen op en afbouwen waren. Ik moest nagaan of alles op de als afgesproken manier gedaan werd. Deze taak heb ik zowel in de voorbereiding als in de uitvoeringsfase gehad.
3. Verloop opdracht
Het begin was iets moeizamer dan gehoopt dit door de tegenslag van het vorige hockeyfeest. Er moesten veel dingen op papier gezet worden om herhaling hiervan te voorkomen.
Toen we eenmaal op gang waren ging het allemaal erg goed iedereen zette zich goed in en de richtlijnen van het draaiboek werden zo goed als mogelijk nagestreefd. Op een enkel voorval waarin dit niet lukte na.
Het feest zelf was ook een groot succes met veel mensen binnen was het een leuk feest.
4. De ontwikkelde competenties
Bij het organiseren van dit feest heb ik de volgende competenties ontwikkeld:
- Plannen & Organiseren
Kwaliteitsgerichtheid
Situatie
Het vorige hockeyfeest was wij gegeven hebben voor de club was niet erg druk en hier werd verlies gedraaid. Dit mocht dit keer absoluut niet meer gebeuren. Om dit te voorkomen hebben wij direct na het vorige feest een strenge correcte evaluatie gehad waarin alles werd uitgespit. Hieruit kwamen wat dingen naar voor. Die dit keer niet meer mochten gebeuren. Er werd een eisenlijst opgesteld en hieraan moest je, je houden.
Taken
Mijn taak was om alle met goede ideeën te komen om alles dit keer goed uit te voeren, alles te controleren voor er iets besteld werd en actief mee te doen in tussentijdse bijeenkomsten.
Acties
Ik heb alle punten die gekozen zijn voor een goede uitvoer op een rij gezet en bekeken hoe alles aangepakt moest worden om zo niets te vergeten bij het verzenden van aanvragen, de tussentijdse bijeenkomsten en niet tegen punten aan te lopen die we over het hoofd gezien hadden. Ook heb ik in de tussentijdse bijeenkomsten veel punten die in mijn ogen anders zouden kunnen ter discussie gesteld om zo tot de beste resultaten te komen, de lat ligt tenslotte hoog dit keer.
Resultaat
Door alles streng te bekijken, de lat hoog te leggen en niet lief maar kritisch tegenover elkaar en aan mijzelf te zijn, zijn wij tot een goede samenwerking met een goed resultaat gekomen. De eindevaluatie vlak voor het feest verliep kritisch maar vlekkeloos niks was vergeten dit was erg prettig. En tot grote vreugde was het erg druk op het feest.
Terugkoppeling
Voortaan zorg ik dat ik altijd met een kritische blik kijk en niet iets snel al goedkeur. Dit werkt niet, dit levert geen goed resultaat. Ik doe nu liever iets 3 keer om het goede resultaat te krijgen dan 1 keer en een slecht resultaat hier haal je ook meer voldoening uit.
Plannen & Organiseren
Situatie
Samen met de 5 andere organiseer heb ik een hockeyfeest georganiseerd. Bij dit hockeyfeest hebben wij verschillende vergaderingen gehad om het feest goed te organiseren en te laten verlopen. Wanneer we deze hielden was erg afhankelijk van alle taken die wij moesten volbrengen tussendoor. Hiervoor heb ik een draaiboek gemaakt om deze allemaal op tijd af te hebben. Tevens was het lastig een juiste datum te vinden waarop de middelbare scholen of geen vakantie of tentamenweken hadden.
Mijn taak ten opzichte van deze competentie was een draaiboek opstellen voor de voorbereidingsfase en de uitvoeringsfase en zorgen dat deze werd nageleefd.
Acties
Om dit zo goed mogelijk uit te voeren heb ik eerst met iedereen bij elkaar gekeken wanneer we bepaalde deadlines hadden en wat er allemaal moest gebeuren om zo geen misverstanden te hebben. Vervolgens heb ik deze gemaakt en rondgestuurd met de mededeling dat alles wat gedaan werd door gecommuniceerd werd om zo allemaal te weten hoever we waren. Werd er iets niet nageleefd heb ik deze personen nagebeld om te zorgen dat het toch op tijd af was.
Resultaat
Af en toe was het wel een strakke planning maar al met al heeft iedereen zich er goed aan proberen te houden en anders dit vooraf vermeld wanneer iets niet ging lukken. Gelukkig heb ik ook niet vaak mensen na hoeven bellen dit is maar bij 2 a 3 keer gebleven.
Terugkoppeling
Bij het volgende feest dat ik ga organiseren maak ik zeker weer een draaiboek om zo alles gewoon zwart op wit te hebben staan, dit wel in goed overleg. Zo voorkom je discussies en misverstanden. Ik raad iedereen dit aan te doen.
